Özel yazılım geliştirme maliyeti, temelde yazılımı geliştirmek için gereken emeğin (kaç kişinin, ne kadar süre çalışacağının) ve yayından sonraki işletme giderlerinin toplamıdır. Emeği belirleyen şey de kapsamdır: kaç farklı kullanıcı rolü olduğu, kaç ekran ve iş kuralı bulunduğu, hangi sistemlerle entegre olunacağı ve ne kadar verinin taşınacağı. Bu yüzden kapsamı yazılı hâle getirilmemiş bir yazılım için verilen her rakam, tahminden öteye geçmez.
Bu yazıda maliyeti oluşturan kalemleri, yazılım firmalarının teklifi nasıl hesapladığını, yaygın fiyatlandırma modellerini ve gelen teklifleri sağlıklı biçimde nasıl karşılaştırabileceğinizi anlatıyoruz. Hazır paket ile özel yazılım arasında henüz karar vermediyseniz önce hazır paket mi, özel yazılım mı yazımıza göz atabilirsiniz.
Maliyeti belirleyen beş ana etken
Aynı adı taşıyan iki yazılımın maliyeti birkaç kat farklı olabilir. “Sipariş takip sistemi” üç kişilik bir ekibin kullandığı basit bir liste de olabilir, bayilerin, depo ekibinin ve muhasebenin aynı anda çalıştığı, ERP’ye bağlı bir platform da. Farkı yaratan etkenler şunlardır:
- Kullanıcı rolleri ve yetkiler: Her rol (yönetici, satış, depo, bayi, müşteri) ayrı ekranlar, ayrı kurallar ve ayrı testler demektir.
- Ekran ve iş kuralı sayısı: Onay akışları, fiyat hesaplamaları, bildirim koşulları gibi kurallar, ekran sayısından daha çok emek ister.
- Entegrasyonlar: ERP, muhasebe, e-fatura, ödeme, kargo ya da pazaryeri bağlantılarının her biri ayrı bir iş kalemidir; karşı sistemin belgelerinin kalitesi süreyi doğrudan etkiler.
- Veri taşıma: Eski sistemdeki verinin temizlenmesi, dönüştürülmesi ve doğrulanması çoğu zaman beklenenden uzun sürer.
- Platformlar: Yalnızca web mi, yoksa iOS ve Android uygulaması da mı gerekiyor? Her platform tasarım, geliştirme ve test emeğini artırır.
Teklif nasıl hesaplanır?
Sağlıklı bir teklif, iş kalemlerine bölünmüş bir kapsamdan çıkar. Yazılım firması önce keşif görüşmelerinde süreci dinler, ardından işi “bayi sipariş oluşturur”, “depo siparişi hazırlar”, “muhasebe faturayı keser” gibi kullanıcı hikâyelerine böler. Her kalem için gereken tasarım, geliştirme ve test süresi tahmin edilir; toplam süre ekibin birim maliyetiyle çarpılır.
Bu tahmine proje yönetimi, kod incelemesi, test ortamının kurulması, yayına alma ve eğitim gibi görünmeyen ama gerekli işler de eklenir. Belirsizliğin yüksek olduğu kalemler (ör. belgeleri eksik bir sistemle entegrasyon) için ayrıca bir pay bırakılır ya da bu kalemler ayrı fiyatlandırılır.
Bu nedenle tek satırlık, “yazılım: X TL” şeklindeki tekliflere temkinli yaklaşın. Kalem kalem yazılmış bir teklif, hem neye para ödediğinizi gösterir hem de kapsamı daraltmak ya da aşamalara bölmek gerektiğinde size pazarlık payı bırakır.
Fiyatlandırma modelleri: sabit bedel mi, zaman ve emek mi?
Yazılım projelerinde iki temel model kullanılır; hangisinin uygun olduğu kapsamın ne kadar net olduğuna bağlıdır.
- Sabit bedel (proje bazlı): Kapsam, takvim ve bedel baştan yazılı olarak belirlenir. Kapsamı net, değişme ihtimali düşük işler için uygundur. Kapsam dışı istekler ayrıca değerlendirilir.
- Zaman ve emek (sürekli ekip): Belirli bir ekip, öncelikleri sizinle dönem dönem belirleyerek çalışır; harcanan emek kadar ödersiniz. Ucu açık, sürekli gelişen ürünler için daha esnektir.
- Karma model: Keşif ve ilk sürüm sabit bedelle, sonraki geliştirmeler zaman ve emek ya da bakım anlaşmasıyla yürütülür. Pratikte en sık kullanılan yapılardan biridir.
Maliyeti düşürmenin en etkili yolu: aşamalara bölmek
İlk sürümde her şeyi yapmaya çalışmak, bütçeyi en hızlı tüketen yaklaşımdır. Bunun yerine işe en çok zaman kazandıracak ya da en çok hatayı önleyecek bölümle başlamak, yatırımın geri dönüşünü de erkene çeker.
Örneğin bir bayi portalında ilk aşama yalnızca sipariş oluşturma ve sipariş durumunu izleme olabilir; cari hesap ekstresi, kampanya yönetimi ve mobil uygulama sonraki aşamalara bırakılabilir. Her aşama yayına alındıktan sonra gerçek kullanımdan gelen geri bildirimle bir sonrakinin kapsamı netleşir; böylece kimsenin kullanmayacağı özelliklere para harcanmaz. Bu çalışma biçimini yaklaşım sayfamızda adım adım anlattık.
Teklifte görünmeyen ama bütçeye girmesi gereken kalemler
Yazılımın geliştirme bedeli, toplam sahip olma maliyetinin yalnızca bir parçasıdır. Bütçe planlarken şu kalemleri de sorun:
- Barındırma ve altyapı: Sunucu ya da bulut hizmeti, alan adı, SSL sertifikası, yedekleme alanı.
- Üçüncü taraf hizmetler: SMS, e-posta gönderimi, harita, ödeme kuruluşu ve e-fatura entegratörü ücretleri.
- Bakım ve güncelleme: Güvenlik güncellemeleri, işletim sistemi ve tarayıcı değişikliklerine uyum, hata düzeltmeleri.
- Mağaza hesapları: Mobil uygulama varsa App Store ve Google Play geliştirici hesapları.
- Kullanıcı eğitimi ve geçiş dönemi desteği.
Teklifleri karşılaştırırken sorulacak sorular
Farklı firmalardan gelen teklifleri yalnızca toplam rakama bakarak karşılaştırmak yanıltıcıdır; çoğu zaman aynı işi değil, farklı kapsamları fiyatlandırmışlardır. Karşılaştırma yaparken şu soruların cevabını her teklifte arayın:
- Kapsam kalem kalem yazılmış mı, yoksa genel ifadelerle mi geçiyor?
- Test, yayına alma, veri taşıma ve eğitim fiyata dahil mi?
- Kaynak kodu ve sunucu erişimleri kimde kalacak?
- Yayından sonraki bakımın kapsamı ve bedeli ne?
- Kapsam değişikliği nasıl değerlendirilecek ve fiyatlandırılacak?
- Teslim aşamaları ve her aşamada neyin denenebilir olacağı belli mi?
Sonuç: önce kapsam, sonra rakam
Özel yazılımın maliyetini doğru tahmin etmenin yolu, ihtiyacı yazılı ve ölçülebilir hâle getirmekten geçer. Kapsamı net bir proje hem daha doğru fiyatlanır hem de daha az sürprizle ilerler.
Bir yazılım fikriniz ya da büyüyen bir operasyonunuz varsa özel yazılım geliştirme hizmetimizi inceleyebilir, bize ihtiyacınızı birkaç cümleyle yazabilirsiniz. Keşif görüşmesinin ardından kapsamı aşamalara bölüp her aşama için ayrı, yazılı bir teklif sunarız. Firma seçerken nelere dikkat etmeniz gerektiğini de yazılım firması seçme rehberimizde bulabilirsiniz.
İlgili hizmetler
